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【仕事】長時間労働の対策と先延ばし行動

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こんなこと感じていませんか?

  • 子供の頃、夏休みの宿題が終わらなかった。社会人になった今も毎日仕事が終わらない、、、、

こんにちは、残業戦士のやぎ神父です!

実は子供の頃の夏休みの宿題を後回しにしていた人は深夜残業が多くなる傾向があることが研究の結果で分かっています。

これらには「先延ばし行動」という共通点があるようです。

この記事ではついついタスクを先延ばししてしまう人に向け、その対策を解説していきます。

この記事でわかること

  • 先延ばし行動「プロクラスティネーション」の特徴
  • 先延ばししないためのテクニック

夏休みの宿題と長時間労働の関係

日本労働研究雑誌 2020年1月号(No.714)『行動経済学から読み解く長時間労働』で興味深い研究結果が報告されていました。

サラリーマンに「子供の頃夏休みの宿題をいつ頃終わらせていたか」という質問を行い、現在の残業時間との関係を調べるといったものです。

この結果、子供の頃の夏休みの宿題を後回しにしていた人ほど,深夜残業時間が長いことが明らかになりました。

どうやらこれは先延ばし行動に起因しているようです。

少年期の夏休み最終日に穏やかな記憶がない筆者としては非常に共感できる研究です。(単純に仕事が遅いだけかもしれませんが、、、)

プロクラスティネーションとは

タスクや仕事を先延ばしにする傾向や行動を指す心理学の用語に「プロクラスティネーション」というものがあります。

ここからはプロクラスティネーションについて解説していきます。

プロクラスティネーションの特徴

プロクラスティネーションは、以下のような特徴を持っています。

  • 避ける行動: 必要なタスクや仕事を避け、代わりに他の簡単なタスクや楽しい活動に時間を使うことが多い。
  • 自己非難: タスクを先延ばしにした後、自分自身を責めることが多い。
  • 完璧主義: タスクを完璧にこなしたいという欲求が強いため、始めるのを避けることがある。
  • 恐れ: 失敗や批判を恐れるために、タスクの開始を避けることがある。
  • 意思決定の困難: どのタスクから始めるべきかを決めるのが難しく、結果として何もしないことがある。

プロクラスティネーションは、学業、仕事、日常生活のさまざまな場面で影響を及ぼすことがあり、効率的な時間管理やタスクの完了を妨げる要因となることが多いです。

プロクラスティネーションの解消法

プロクラスティネーションは多くの人々が経験する問題です。

ですが数多くの研究がなされ有効な手段がわかってきています。この傾向を解消するための方法は一つではありませんが、筆者の経験を交えて一般的な方法を紹介します。

目標を明確にする

タスクの目的や期限を明確にし、それを目に見える場所に書き留めることで、達成への動機を高めることができます。

筆者は『今日のToDoリスト』を毎日の仕事始めに必ず作るようにしています。

Excelでフォーマットを作っているため、作業内容としてはタスク名を入れるだけで簡単にできるようにしてあります。

この行為で大事なのは終わったタスクに印をつけていくことです。

朝に山のようにあったタスクが段々と減っていく様子を視覚化することで、達成感を得ることができます。

タスクを小分けにする

大きなタスクやプロジェクトを小さなステップに分け、それぞれのステップに対して期限を設定することで、達成感を得やすくなります。

ToDoリストの作成などでやりがちなのは『○○の案件』など、仕事の概要を書き出してしまうことです。タスクが抽象的だと必要以上に課題が困難に見えてしまい、先送りにしたくなります。

『○○にメール』や『○○の見積作成』など作業内容が具体的で1~2時間程度で終わるくらいに小分けで管理しましょう。

優先順位をつける

タスクの重要度や緊急度に基づいて優先順位をつけ、最も重要なタスクから取り組むことで、効率的に作業を進めることができます。

ここで大事なのは優先順位を決めた後は他のタスクのことを一切考えないことです。

プロクラスティネーションの特徴『意思決定の困難』にあるように目の前に複数のタスクがあるとパフォーマンスは著しく低下します。

一つのタスクを順番に片づけることを意識しましょう。

自分自身に報酬を設定する

タスクを完了したら、自分自身に何らかの報酬を与えることで、動機を高めることができます。

タスクを一つ終えたらコーヒーを淹れるでも一服するでも何でもよいので、自分に御褒美をあげましょう。

筆者は「朝に作ったToDoを全て片付けたらすぐ帰る!ゲームする!」が究極の報酬です。

極端な話、朝に決めたことが終わったら、定時前だろうがもう仕事しないくらいの気持ちで取り組んでよいと考えています。

環境を整える

作業をする場所を整理整頓し、集中できる環境を作ることで、先送りを避けやすくなります。

テレワークなどでありがちですが、テレビやスマホは仕事場にあるだけで集中力を削がれるので物理的に遠ざけることをおすすめします。

自分の行動を振り返る

定期的に自分の行動やタスクの進捗を振り返り、どのような点で先送りになってしまったのかを分析することで、次回からの改善点を見つけることができます。

よくよく振り返ってみると意外と時間を掛けがちなのはメール対応です。

メールの返信などは軽い気持ちで取り掛かるものの、気付いたら数十分経っていたなんて経験あるのではないでしょうか?

完璧主義な内容にこだわらず『要点だけを簡潔に』を意識しましょう。

他者とのコミットメントを持つ

友人や同僚と共同でタスクを進めることで、相手に対する責任感から先送りを避ける動機を得ることができます。

一人での作業と複数人での作業とでは集中力が違う経験はありませんか?

仕事内容によってはなかなか難しいかもしれませんが、何時までに終わらせると宣言してしまうことでも効果アリです!

自分を許す

完璧を求めすぎると、逆に先送りの原因となることがあります。完璧を目指すのではなく、良いと感じるレベルでの完了を目指すことで、プレッシャーを減少させることができます。

まとめ

まとめです!

まとめ

  • 残業時間が長い原因は先延ばし行動の可能性がある
  • 先延ばし行動は効率的な時間管理やタスクの完了を妨げる要因となる
  • 先延ばし行動には有効な手段がある

記事で紹介した方法は一般的なもので、どんな方法が有効かは人それぞれです。

この手の書籍はいくらでもあるので一度読んでみることをおすすめします。

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それでは!